Wirtualne eventy należy postrzegać w kategorii odważnych pomysłów

Kuba Wajdzik: Od marca br. zmienił się diametralnie rynek usług eventowych. Virtual Events to odpowiedź na „nowe czasy”?

Agnieszka Wójcik: Wszyscy byliśmy mocno zaskoczeni sytuacją. Wiedzieliśmy, że rynek eventów będzie musiał się zmienić, jeżeli nie na stałe, to na pewno na jakiś czas. Postanowiliśmy więc zaproponować klientom rozwiązanie, które, mimo obostrzeń, pozwoli dotrzeć im do odbiorców. Dzięki naszemu doświadczeniu zarówno w produkcjach telewizyjnych, jak i eventowych, pomysł na połączenie tych dwóch światów przyszedł nam naturalnie. Dało nam to niesamowite możliwości realizacji i eventy online mogły zacząć być postrzegane jako telewizyjna superprodukcja, która ma szanse utrzymać uwagę widza na dłużej (a to chyba jedna z większych bolączek eventów online).

Wirtualne eventy cieszą się coraz większym zainteresowanie klientów. Fot.: materiały prasowe

KW: Minęło już sporo czasu od debiutu Virtual Events. Czy można powiedzieć, że rynek przyjął taki pomysł na realizację eventów?

AW: Naszą ofertę Virtual Events należy postrzegać w kategorii odważnych pomysłów. Rynek eventowy w Polsce, wciąż się kształtuje, uczy i rozwija. Klienci często wybierają opcje znane i sprawdzone przez nich samych, bo zwyczajnie w świecie boją się ryzyka. (Trudno się dziwić, ostatnie miesiące były dla wszystkich bardzo wymagające). Słowa takie jak virtual events, augmented reality, wykorzystanie technologii silników wizyjnych i renderowanie w czasie rzeczywistym, to jeszcze hasła, które nie mówią zbyt wiele szerszej publiczności, więc przekonanie się do tych rozwiązań wymaga czasu.

Realizacja wirtualnego eventu. Fot.: materiały prasowe 

Druga kwestia dotyczy oczywiście budżetu. Część klientów, wiedząc, że ich wydarzenia „fizyczne” nie dojdą do skutku, szuka alternatyw jednak przy dużo mniejszym budżecie niż zakładali pierwotnie. Istnieje dosyć mocne przeświadczenie, że event online powinien kosztować ułamek tego, co event fizyczny. A często, dobry event online, może kosztować porównywalnie! Wystarczy popatrzeć na cały sprzęt, który pracuje podczas wydarzenia, koszt grafiki, oprawy, a także obsługę doświadczonych osób – tu nie może być mowy o żadnym przypadku. To wszystko musi zsumować się do określonej kwoty, ale idzie za tym jakość, która finalnie klientów bardzo satysfakcjonuje.

KW: Czy wirtualny event może zastąpić tradycyjne stacjonarne wydarzenie, czy jednak powinien mieć charakter uzupełniający i tymczasowy?

AW: Osobiście uważam, że taki rodzaj eventów online, może stanowić świetną alternatywę dla określonych rodzajów wydarzeń w świecie fizycznym, które dzięki streamingowi mają szansę dotrzeć do znacznie większego grona odbiorców, przy znikomych kosztach logistycznych uczestnictwa i zdecydowanie mniejszej barierze wejścia.

Znaczna część przedstawicieli świata eventów porusza temat integracji uczestników, budowania relacji. Oczywiście, jest to bardzo ważny argument i jak najbardziej, pewne wydarzenia wręcz wymagają fizycznej obecności i rozmowy twarzą w twarz. Ale, każdy z nas pamięta konferencje, podczas których nie wszyscy się integrują, niektórzy stoją samotnie pijąc kawę, bo reszta uczestników albo nie chce się integrować albo woli pozostać w gronie swojej grupy. Czy naprawdę wszyscy zabierają głos na Sali podczas Q&A? Czy jednak odzywają się osoby, które już w jakiś sposób są z konferencją czy gronem osób decyzyjnych obeznane? Obecnie mamy tyle narzędzi wspomagających event online, że ta integracja ma szansę nawet się zwiększyć! Wystarczy spojrzeć na zaangażowanie uczestników na czatach podczas wydarzeń, czy na ruch w aplikacjach mobilnych. Wszyscy nagle chcą się przywitać.

Przykład wirtualnego eventu. Fot.: materiały prasowe

KW: Jak wygląda podobny rynek wirtualnych eventów zagranicą?

AW: Na pewno może liczyć na większe budżety i lepszą znajomość technicznych rozwiązań, jednak, tak samo, jak rynek polski wciąż się rozwija i kształtuje. Widać to po ulepszeniach i zmianach popularnych narzędzi i aplikacji, które ułatwiają nam komunikację w czasie pandemii. Wszystko jest aktualizowane na bieżąco i w miarę rozwoju potrzeb. Wszystkim zależy też na szukaniu jak najlepszych rozwiązań, które pomogą zwiększać zaangażowanie uczestników podczas wydarzenia i przede wszystkim wpłyną na lepsze doświadczenie takiego eventu przez odbiorców.  Częściowo eventy hybrydowe były już wprowadzane zagranicą dość powszechnie – rejestracja międzynarodowa, transmisje online z wydarzeń, aplikacje mobilne i integracje poprzez narzędzia. Wtedy miało to po prostu zwiększać zasięgi  teraz, często pozostaje główną formą organizacji.

KW: Jakie największe wyzwania czekały na Was przy realizacji eventów w nowej formie?

AW: Mimo że światy produkcji telewizyjnych i eventowych mają ze sobą dużo wspólnego, przy łączonych realizacjach szybko wychodzą różnice – od nomenklatury po kulturę pracy. Zestawienie tych dwóch, a właściwie trzech swiatów, bo jeszcze rynek usług internetowych, to pewnego rodzaju wyzwanie, ale samo doświadczenie daje sporo satysfakcji wszystkim stronom, w końcu wszyscy uczą się od siebie czegoś nowego. Bardzo często naszym wrogiem w tego typu produkcjach jest też czas.

KW: Czy można mówić o jakiejś recepcie na udany event w świecie cyfrowym?

AW: Wszystko zależy przede wszystkim od potrzeb. Najważniejsze, to odpowiedzieć sobie na pytanie, po co właściwie dany event robimy i co chcemy uzyskać. Wydaje mi się, że eventy tradycyjne często były tworzone w sposób niejako automatyczny, bo zawsze je tak a nie inaczej organizowaliśmy, bo wypada, bo w sumie można i tak dalej. Event online powinien mieć zdecydowanie jaśniej nakreślone cele i dobrane odpowiednie do tych celów narzędzia. Nie zawsze potrzebujemy armaty!

KW: Zapewne klienci pytają od razu o koszty. No właśnie, czy wirtualny event musi być drogi?

AW: Drogi to pojęcie względne. Tak jak wspominałam wcześniej, eventy online otrzymują często ułamek budżetu przeznaczonego na ten sam event fizyczny. Tu znów wszystko zależy od potrzeb i celów. Jeżeli jest to wydarzenie zasięgowe, organizowane na dużą skalę, istotne z punktu widzenia komunikacyjnego – warto zainwestować i dobrze się do tego przygotować. Dzięki temu mamy szansę korzystać z materiałów z takiego wydarzenia przez dłuższy czas. Jeżeli chcemy się po prostu połączyć z określonymi osobami i skupiamy tylko na rozmowie, wystarczy dobrać prostsze rozwiązania dostępne na rynku.

KW: Z jednej strony mamy wciąż epidemię i zaostrzone rygory sanitarne, a z drugiej cięcia budżetów reklamowych, które najczęściej dotykają właśnie eventów. Jak zatem wygląda obecny rynek eventowy?

AW: Rynek eventowy przeżywa obecnie bardzo trudny czas, ponieważ sytuacja pojawiła się nagle i nikt nie wiedział jak długo z nami zostanie. Ogromna część wydarzeń została od razu przełożona na tak zwane lepsze czasy, czyli rok 2021. Część budżetów, rzeczywiście została zamrożona z tego powodu. Wszyscy są de facto w pewnego rodzaju zawieszeniu i rzeczywiście tą dezorientację, zamieszanie i zagubienie czuć dość mocno. Jestem bardzo ciekawa co wydarzy się po styczniu 2021 r., kiedy właśnie te przesunięte realizacje trzeba będzie zacząć w jakiś sposób konsumować.

KW: Popatrzmy w przyszłość. Epidemia zapewne się w końcu skończy, a życie powróci w pewnym sensie do normalnego toku. Czy powrócimy do tradycyjnego rynku eventów, czy  jednak wirtualny świat na dobre wkroczy w ten obszar?

AW: Jestem wielką fanką funkcjonowania obu światów równolegle. Eventy wirtualne dają nam nowe możliwości, o których może i myśleliśmy ale ciężko było je zrealizować. Nie sposób nie czuć z tego powodu pewnej ekscytacji! Ciężko też będzie wymazać nam ten okres i udawać, że nic się nie stało. Zmiany zachodzą w każdej dziedzinie życia i dotykają wszystkich rynków, również eventów, więc to na pewno dobry czas na weryfikacje wcześniejszych założeń.

KW: Dziękuję za rozmowę.

Agnieszka Wójcik
Jest producentką w dziale Platige Events zajmującym się realizacją nowoczesnych, multimedialnych eventów w Polsce i za granicą. Ukończyła administrację, nauki polityczne oraz dziennikarstwo na Uniwersytecie Warszawskim. Swoją karierę zawodową rozpoczęła już na studiach, od początku związując się z eventami. Doświadczenie jako producent zdobyła w takich agencjach jak EMLAB i 180heartbeats/JVM, realizując między innymi Kongres Biznes To Rozmowy, TEDx Warsaw, elementy kampanii Mam Swój Styl dla Allegro, "Głowa do góry" dla Big Milk, "Miło Cię Widzieć" dla Innogy czy roadshow dla Credit Agricole. Do Platige dołączyła w 2017 r. Wspólnie z zespołem zajmowała się produkcją m.in. programu artystycznego dla marki Nespresso podczas gali Gault&Millau we Wrocławiu, międzynarodowej konferencji 360/OS oraz gali nagród Freedom Awards w Berlinie dla amerykańskiej organizacji Atlantic Council czy ceremonii otwarcia meczów finałowych Ligii Europy UEFA w Lyon i Baku. W 2019 roku, kierowała zespołem produkcyjnym EFNI 2019. W 2020 r. została odpowiedzialna za produkcję i rozwój Virtual Events we współpracy ze Studiem Polsat, a także wydarzeń hybrydowych. W ten sposób udało się zrealizować już kilka projektów, a do największych należą do tej pory III Kongres Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji oraz EFNI 2020.